外贸圈：经验积累篇之文件整理贴士

作为外贸人，有些经验是不断靠前辈累积总结，最后慢慢广为人知的，这些经验在前辈们不断的实践中不断巩固并进一步转化为外贸知识或技能。本次内容我们从外贸人所有资料的归档收集与分类说起。

大部分外贸公司业务流程是从开发客户到最终出货的一条龙服务，我们基于这类一条龙服务进行一个全面的总结。首先，将所有资料文档分为三大类，并建立同级文件夹：公司资料文档、客户资料文档、供应商资料文档。（运用字母排序法，可以置顶三个文档）

公司资料文档：

涵盖公司技术白皮书、公司产品介绍文档、银行资料信息汇总、收件信息、营业执照、签订合同范本等，此文件夹内容因公司而异，不作重点阐述。

客户资料文档：

将客户分为两类：已达成交易客户、未达成交易客户，建立同级文件夹。

在已达成交易客户里面根据是否有订单分成两类：订单和询价，同时根据需求可增加定期推荐产品的文件夹，建立同级文件夹。

询价：只要客户发起询价，就建立产品文件夹，文件夹命名格式为“产品名称+询价时间”如下图所示：

每年汇总询价信息到一个文件夹内，定期统计客户询价产品，成单则放入订单文件夹，可凭此分析询价产品类别。如果有某类产品询价较多但未开单，我们可以凭此去找供应商打出样品，推荐给同市场的大客户或扩充样品间产品内容。

订单：只要成单，就根据具体情况放入对应文件夹。文件夹命名依次是询价单、合同资料、设计稿或效果图、航运标志、专柜样品和量产照片、验货、预定和送货单、报关文件、货代文件、工厂文件、客户文件等等。

0.询价单

记载某一客户从询价到下单的过程，以及途中修改细节。

1.合同资料

客户合同与工厂合同等

2.设计稿和效果图

已成单产品设计稿效果图，以及成单过程的每一细节修改效果更新到确定样板等信息，尽可能详尽。

3.航运标志

外箱和内盒的唛头文件，外箱条码、出货产品毛净重，外箱尺寸等各类信息。

4.专柜样品和量产照片

确认样的照片、大货照片、以及现场验货照片，确认样细节，装柜流程照片要涵盖装柜前、中、后等照片。

5.验货

验货申请书、验货报告，以及中途出现的问题和处理方式等信息。

6.预定和送货单

订舱文件以及进仓单的留底。

7.报关文件

报关文件和产品报关名称，海关代码等信息

8.货代文件

包括货运、发票、结算扥信息，如货代费用明细，发票照片，付款水单等。

9.工厂文件

工厂开票通知单照片，发票照片以及付款水单等详细费用明细。

10.客户文件

客户提单，箱单发票、产地证和客户付款水单等信息。

整理完一条龙的文件信息，有助于日常成单的查漏补缺，毕竟有些文件缺失确实后期用起来会非常麻烦，如果有这方面的资料文档，与客户交接的时候能用证据说话，避免在客户提单后因为不了解情况而少收钱。除此之外发货的装柜照片能及时反馈给客户，以便进一步合作；同时，及时查看验货报告，可以深入了解产品并及时发现问题，在与客户洽谈时，还可以发送产品改进对比图以展示专业性。

将这类信息分类并整理到你的网盘里面，明天的你将会感谢今天的你。附赠我目前使用的存储网盘：镭速云传，有需要自取。